Одна из самых сложных задач корпоративного секретаря – довести до сведения членов коллегиальных органов содержание всех материалов к ближайшему заседанию
И сделать это без соответствующего софта сегодня становится все сложнее. Поток информации у руководителя любого звена чрезвычайно велик. Сложно не запутаться во всех материалах, поступающих на ознакомление или визу. При этом большинству корпоративных секретарей знакома ситуация, когда письма теряются или не доходят из-за превышения лимита передачи данных. В результате подготовка к заседанию оказывается трудоемкой. Устранить проблемы доступа к материалам и их систематизации, сэкономить время подготовки и не снижать эффективность коммуникаций перед заседаниями помогает именно специализированное программное обеспечение.
Заречная Анастасия Сергеевна, «Роскосмос»:
«Использование BoardMaps дало нам два преимущества:
- Оперативное доведение материалов к заседаниям до членов коллегиальных органов
- Создание системного архива с легким доступом как к самим заседаниям, так и к документам заседаний для всех членов коллегиальных органов»
Источник: опрос клиентов BoardMaps.
На примере BoardMaps можно увидеть, как удобно и эффективно специализированное программное обеспечение решает вопрос систематизации материалов
Представим типичную ситуацию подготовки к заседанию. Корпоративный секретарь по электронной почте или на бумажных носителях рассылает всем членам коллегиального органа соответствующую документацию. Затем уведомляет каждого о дате мероприятия и возможности ознакомиться с бумагами. Перед заседанием распечатывает несколько экземпляров, поскольку обязательно выясняется, что кто-то где-то что-то недосмотрел. А если руководитель участвует в заседаниях нескольких коллегиальных органах, то перед каждым заседанием ведется работа по отдельному комплекту документов. Все вместе это отнимает колоссальное количество времени и нередко приводит к суете и путанице.
При использовании BoardMaps нагрузка на корпоративного секретаря снижается в разы, а материалы хранятся системно – и всегда оказываются под рукой, где бы ни находился сам секретарь или члены коллегиального органа. Для подготовки материалов к заседанию достаточно подгрузить весь комплект документов в BoardMaps. Далее ИТ решение автоматически уведомит членов коллегиального органа, которым предоставлен доступ к этой документации, что можно приступить к ознакомлению (в том числе оффлайн). А непосредственно во время заседания все документы легко выводятся на всеобщее обозрение благодаря модулю синхронной трансляции материалов, что позволяет не распечатывать дополнительные экземпляры.
Преимущества подготовки материалов к заседанию в системе BoardMaps очевидны:
- Ознакомление с материалами без рассылок по электронной почте
- Систематизация материалов по заседаниям
- Контекстный поиск по тематике документов
- Возможность присвоения документам соответствующих тегов – и поиск по ним
- Архив с быстрым поиском – также по заседаниям или тематикам
- Сохранение всех версий документов с правками и примечаниями
- Доступ к документам оффлайн с разных устройств без потери возможности делать пометки и оставлять комментарии
- Совместный доступ к просмотру документов и презентаций непосредственно в момент проведения заседаний
Все вместе это дает возможность корпоративному секретарю:
- Без затруднений подготовить комплект материалов для предстоящего заседания
- Своевременно оповестить всех членов коллегиального органа о возможности ознакомления с материалами
- Аккумулировать все замечания и правки по документации в одном месте
- Провести согласование документов и решений непосредственно в BoardMaps
- Хранить все данные системно и с возможностью легкого поиска по ним
Нам чрезвычайно приятно, что этот функционал ценят наши постоянные клиенты.