Электронный секретарь
Электронный секретарь от российского вендора АО Дэшборд Системс
Функции корпоративного секретаря при подготовке и проведении заседаний, а также при подведении итогов, достаточно обширны.
Секретарь создает заседание, аккумулирует вопросы и документы, формирует проекты решений и повестку, коммуницирует с участниками и докладчиками, оповещает о начале мероприятий.
На этапе проведения заседания отмечает присутствующих, отслеживает, фиксирует комментарии участников по рассматриваемым вопросам, запускает и контролирует ход голосования, оформляет решения, формирует и согласовывает протокол, заменяет или дополняет материалы, создает поручения, готовит отчеты по их исполнению.
Выполнение всех этих функций, особенно когда необходимо администрировать множество комитетов и подразделений — достаточно трудоемкая задача, требующая высокой организованности, концентрации и временных затрат.
Решение электронный секретарь внутри системы BoardMaps позволяет значительно увеличить эффективность работы корпоративного секретаря, оптимизировать рабочие процессы, автоматизировать шаблонные повторяющиеся действия, лучше контролировать все этапы и исполнения поручений в рамках принятых решений.
В результате внедрения BoardMaps, секретарь получает
- Планирование в календаре системы: времени, даты и места проведения. Удобное их согласование с участниками.
- Сокращается время подготовки, ускоряется коммуникация и согласование вопросов в повестке, без нагрузки на другие каналы коммуникации.
- В ходе подготовки к заседанию, все сотрудники, подключенные к единой
системе, начинают оперативно получать необходимую информацию. - Упрощается работа с документами, при необходимости материалы заменяются до или во время заседания.
- Виртуальный секретарь автоматически оповещает участников заседания, контролирует голосование, протоколирует принятые решения по итогам очных и online заседаний.
- Функция формирования отчета по поручениям и контроля за их исполнением – способствуют повышению эффективности управления.