Rus
Для бизнеса

Концепция решения

Система BoardMaps основана на технологии Вопросооборота, родившейся из объединения многолетней управленческой практики, научного подхода и ИТ-экспертизы

Вопрос —  это ключевая сущность, вокруг которой проходит работа органов управления всех уровней, от совета директоров до проектной группы. По вопросам формируется повестка дня, проводятся обсуждения и принимаются решения. Рассматривая тот или иной вопрос, компания делает шаг на пути к достижению цели. И чем больше вопросов растворяется, не доходит до реализации — тем меньше этих шагов.

Идея Вопросооборота является запатентованной концепцией компании ОАО «Дэшборд Системс», и подразумевает контроль прохождения всего жизненного цикла вопроса. При этом если обычно вопрос считается разрешенным после нахождения ответа или принятия решения, то в Вопросообороте последним этапом является выполнение поручения, то есть достижением результата.

 

Вопрос —  это ключевая сущность, вокруг которой проходит работа органов управления всех уровней, от совета директоров до проектной группы. По вопросам формируется повестка дня, проводятся обсуждения и принимаются решения. Рассматривая тот или иной вопрос, компания делает шаг на пути к достижению цели. И чем больше вопросов растворяется, не доходит до реализации — тем меньше этих шагов.

Идея Вопросооборота является запатентованной концепцией компании ОАО «Дэшборд Системс», и подразумевает контроль прохождения всего жизненного цикла вопроса. При этом если обычно вопрос считается разрешенным после нахождения ответа или принятия решения, то в Вопросообороте последним этапом является выполнение поручения, то есть достижением результата.

BoardMaps создан специально для автоматизации управления Для автоматизации решения вопросов больше нет нужды адаптировать СЭД или другую не очень подходящую систему. BoardMaps включает в себя все необходимые инструменты - права доступа и роли, календарь и планировщик событий, подсистему электронного голосования и ЭП, автоматическое составление протоколов, контроль выполнения поручений и многое другое.
BoardMaps обладает широкими возможностями для проведения очных, дистанционных и заочных совещаний Забудьте про переносы совещаний из-за командировки ключевого докладчика - принимайте заочные решения также быстро и эффективно, как при личной встрече всех участников. Заседания в BoardMaps могут проходить в разных формах: очно, дистанционно (видеоконференция), в виде заочного обсуждения. Возможны различные сочетания этих вариантов, а также последовательное или параллельное рассмотрение вопросов в нескольких коллегиальных органах.
В системе BoardMaps реализована возможность юридически значимого голосования и подписания документов Широкое применение технологии ЭП согласно требованиям законодательства
Результаты голосований, протоколы решений, поручения и прочие документы в BoardMaps могут быть заверены личными электронными подписями участников. Такие документы будут иметь значение не только внутри организации, но и юридический вес для любых государственных органов
100% контроль выполнения поручений при помощи BoardMaps В BoardMaps доступны два основных вида контроля выполнения поручений. По каждому конкретному поручению назначаются заинтересованные стороны и ответственные сотрудники. Система автоматически формирует различные напоминания и статусы для информирования всех заинтересованных. Также доступна статистика компании по выполнению поручений - по теме, по подразделениям, по сотрудникам и по многим другим признакам.
В системе BoardMaps в идеальном порядке хранится история всех вопросов и материалы к ним BoardMaps “закрепляет” за Вопросом сопутствующие материалы, которые были использованы при рассмотрении и принятии решения. Система индексирования баз данных и поиска позволяет задавать очень гибкие запросы и найти “ту интересную презентацию, которую слушали по вопросу X или, может, Y примерно в прошлом январе-декабре”
BoardMaps обеспечивает отдельное единое информационное пространство для участников коллегиальных органов управления Пользователи BoardMaps получают доступ ко всем материалам совещания даже находясь в офлайн режиме за счет технологии фоновой синхронизации. Для эффективного рассмотрения вопросов реализована возможность аннотирования и комментирования документов, обмена моментальными сообщениями между участниками - и все это в рамках одной системы, без отвлечения на электронную почту.

Польза BoardMaps для вашего бизнеса

Смотреть видео

Для достижения своих целей компания должна решить ряд вопросов, как стратегического, так и тактического характера. Однако нередко в потоке повседневных дел мы упускаем приоритетные задачи из виду и перестаем следить за их исполнением. С BoardMaps подобное не произойдет — это решение, с помощью которого можно проводить результативные совещания, эффективно согласовывать и принимать решения по различным вопросам, создавать поручения и контролировать их выполнение.

BoardMaps позволяет вам отслеживать вопрос на протяжении всего жизненного цикла – с момента его постановки до принятия по нему решения и контроля его исполнения – ваши цели становятся результатами.

Смотреть видео
Вопросооборот – это концепция управления информацией для получения результата
Автоматизация процессов принятия решений обычно носит фрагментарный характер. Вопрос, к примеру, может зарождаться в обычной электронной почте, затем включается в повестку с помощью корпоративной Системы электронного документооборота. Совещание собирают через корпоративный календарь и электронную почту,
либо это делает секретарь руководителя с помощью телефона, ручки и листка бумаги. Протокол ведется вручную и утверждается через СЭД в течение нескольких дней. Все меняется с системой BoardMaps, которая построена вокруг ключевой сущности процесса принятия решений - Вопроса.
  • Новое 7%
  • На исполнении 50%
  • Исполнено 35%
  • Не исполнено 1%
  • На доработке 2%
  • Ожидает проверки 5%
  • Новое 7%
  • На исполнении 50%

  • Исполнено 35%
  • Не исполнено 1%

  • На доработке 2%
  • Ожидает проверки 5%

Основные сущности

Вопросооборот Вопрос Повестка
дня
Заседание Решение
  • 1

    Центральным элементом является Вопрос

  • 2

    Проект вопроса предлагается к рассмотрению
    и включается в повестку дня

  • 3

    Для рассмотрения вопросов на повестке дня
    проводится заседание

  • 4

    По итогам рассмотрения составляется протокол,
    назначаются поручения, после выполнения которых
    вопрос становится решенным и закрывается

Вопросооборот Вопрос Повестка
дня
Заседание Решение
В системе BoardMaps Вопросооборот полностью автоматизирован "из коробки", что позволяет сразу же после установки сконцентрироваться на главном - решении актуальных вопросов.

Использование BoardMaps предоставляет множество возможностей

  • Фокусировать внимание на управленческих задачах за счет работы в отдельном информационном пространстве
  • Упростить планирование участия в совещаниях, в том числе при работе в нескольких коллегиальных органах
  • Ускорить определение повестки и плана работы заседаний, согласования протоколов и назначения ответственных по вопросам
  • Выявлять риски по организации заседания, получая исчерпывающую информацию о ходе его подготовки
  • Оперативный доступ ко всем материалам и решениям совещаний независимо от местонахождения
  • Минимизировать ошибки и временные затраты, связанные с организацией и проведением заседаний «вручную»
  • Получать наглядную картину результатов работы как коллегиальных органов в целом, так и отдельных сотрудников
  • Распределять поручения и получать систематизированную картину их выполнения

Лучший способ оценить преимущества решения – протестировать его в рабочей среде